Beratung zur Entgeltfindung
Die gesetzlichen Grundlagen für die Entgeltverhandlung im Bereich der Jugendhilfe ergeben sich aus §§ 77 ff. Achtes Buch Sozialgesetzbuch (SGB VIII), dem Zehnten Buch Sozialgesetzbuch (SGB X), dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und dem Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), um nur einige zu nennen. Zusätzlich kann jedes Jugendamt, teilweise in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Landesjugendämtern, weitergehende Vorgaben machen (z.B. bei Verpflegungs- und Bekleidungspauschalen). Wir Informieren Sie darüber, welche Unterlagen bei den Jugendämtern verpflichtend vorgelegt werden müssen und für welche dies nicht zutrifft.
Ablauf der Verhandlung zur Leistungs-, Entgelt- und Qualitätsentwicklungsvereinbarung (LEQ)
Die Entgeltverhandlung
Nachfolgender Ablaufplan ist für einen uns neuen, unbekannten, gestanden Träger der freien Jugendhilfe mit einer schon bestehenden stationäre Gruppe, exemplarisch dargestellt und kann als optimal angesehen werden. Bei z.B. Bestandsklienten, einer Neugründung, ambulanten Hilfen oder Zusatzleistung sind die Abläufe ähnlich aber die benötigte Zeit ist eine andere. Die angegebene Zeiten ist aber u.a. vom jeweiligen Jugendamt, der Hilfe oder Ihnen als Hilfeanbieter abhängig. Ablauf der Leistungs-, Entgelt- und Qualitätsentwicklungsvereinbarung (LEQ) – Verhandlung
Erstkontakt
Der Erstkontakt ist für Sie, wie bereits oben beschrieben, unabhängig vom Zustandekommen eines Vertrages, völlig kostenlos. Nähere Angaben finden Sie hier!
Vorgespräch
Die Absprache über die Ziele der Zusammenarbeit erfolgt im ersten oder zweiten persönlichen Gespräch bei Ihnen vor Ort. - Was planen Sie? (z.B. ein neues Angebot der Jugendhilfe), - Was wollen Sie erreichen? (z.B. ein leistungsgemäßes Entgelt für Ihre Einrichtung), - Was ist das Ziel der Zusammenarbeit? (z.B. eine Neugründung), - Welche Vorarbeiten sind schon erfolgt? (z.B. vorhandene Leistungsbeschreibung), Je nach Ihren Wünschen und unserer Beratung, werden diese Ziele dann grob festgehalten. Wir helfen Ihnen bei deren Umsetzung. Ein erster Zeitplan wird erstellt. Für diesen Termin planen wir mindestens 2 Stunden bei Ihnen vor Ort ein. Bitte halten Sie die benötigen Unterlagen (unter Einhaltung des Datenschutzes) bereit.
Pädagogischen Vorgaben
Mandatsübermittlung In der Regel erfolgt die Übermittlung der Verhandlungsvollmacht durch unsere Berater bei dem für Sie zuständigen Kostenträger (örtlich zuständiges Jugendamt) vorab telefonisch und anschließend per E-Mail. Gleichzeitig werden erste Unterlagen (z.B. die Kalkulationsmaske) abgefordert und einige Formalitäten geklärt. Zeitaufwand ca. 30 Minuten.
Vorgaben vom Jugendamt und Landesjugendamt
Vorgaben vom Jugendamt und Landesjugendamt Da die Jugendämter und Landesjugendämter unterschiedliche Vorgaben machen, können Sie uns die für Sie zutreffenden Vorgaben, soweit sie Ihnen bekannt sind, übermitteln (z.B. Beihilfe-, Heimrichtlinie und Rahmenvertrag). Diese Unterlagen werden von uns im Rahmen der gesetzlichen Grenzen gesichtet und wir beginnen mit der Bearbeitung der Daten. Unser Zeitaufwand ist hier von verschiedenen Parametern abhängig (z.B. Umfang der Leistungsbeschreibung) und kann daher sehr unterschiedlich ausfallen. In der Regel gehen wir hier von ca. 4 bis 12 Stunden aus.
Zweites Gespräch
Dieses Gespräch findet vorzugsweise bei Ihrem Steuerberater oder in der Einrichtung statt, ist aber auch per Videokonferenz möglich. Bei diesem Gesprächstermin wird Ihnen eine erste Kosteneinschätzung übermittelt, der weitere Fahrplan besprochen und die weiteren „Aufgaben“ für alle Beteiligten konkretisiert. Ebenso wird das Mandat zur Führung der Verhandlung einer neuen LEQ mit dem Kostenträger an uns als Ihre Berater erteilt. Zusätzlich können wir für Sie anhand des Einsatzplanes, der gesetzlichen Möglichkeiten und der arbeitsvertraglichen Bedingungen (Wochenarbeitsstunden, Urlaubsanspruch, usw.) sowie Ihres Qualitätsmanagements (z.B. Häufigkeit von Supervisionen, Fortbildungstagen, usw.) Ihren konkreten Stellenbedarf errechnen und darstellen. Als Zeitaufwand nehmen wir hier ebenfalls mindestens 2 Stunden an.
Mandatsübermittlung
In der Regel erfolgt die Übermittlung der Verhandlungsvollmacht durch unsere Berater bei dem für Sie zuständigen Kostenträger (örtlich zuständiges Jugendamt) vorab telefonisch und anschließend per E-Mail. Gleichzeitig werden erste Unterlagen (z.B. die Kalkulationsmaske) abgefordert und einige Formalitäten geklärt. Zeitaufwand ca. 30 Minuten.
Ausarbeitung der Kalkulation
Ihr Berater fügt alle vorliegenden Zahlen vom Steuerbüro, den Planansatz (z.B. Kostenvoranschlag für ein Projekt oder Investitionsmaßnahmen) sowie den Stellenplan zusammen. Die Kalkulation des zeitlichen Aufwandes hierfür ist schwierig. Dieser beträgt ca. 6 Stunden, kann aber auch wesentlich mehr betragen.
Strategische Absprache
Bei diesem Termin teilt Ihnen Ihr Berater das Ergebnis mit, welches sich aus der Kalkulation des Entgeltes ergeben hat und ob eine Entgeltverhandlung sinnvoll ist. Die Ziele müssen von Ihnen und unserem Berater gemeinsam getragen werden. Eine Neuverhandlung muss für Sie einen Mehrwert ergeben. Der Zeitumfang wird mit durchschnittlich einer Stunde veranschlagt.
Aufforderung zur Verhandlung einer neuen LEQ
Sie als Hilfeanbieter schreiben den Verhandlungsführer Ihres zuständigen Kostenträgers an und fordern diesen zu Verhandlungen auf. In der Regel reicht hierfür eine E-Mail oder ein Einschreiben. Die Aufforderung zur Verhandlung muss nachweisbar erfolgen, da dieses Datum für verschiedene Fristen entscheidend ist. Gleichzeitig informieren Sie ihren Kostenträger darüber, dass die wirtschaftlichen Belange mit Ihrem Berater der WTSP abzustimmen sind. Sie reichen das überarbeitete pädagogische Konzept und die Leistungsbeschreibung bei Ihrem zuständigen Jugendamt und dem überörtlichen Träger, mit der Bitte um Prüfung sowie Zustimmung, ein.
Einreichung der neuen Kalkulation
Unser Mitarbeiter reicht bei dem zuständigen Kostenträger, die mit Ihnen abgestimmte Kalkulation ein. Sie erhalten darüber eine Benachrichtigung in Kopie. Zeitaufwand ca. 30 Minuten.
Aushandeln des neuen Entgeltes
Der Aushandlungsprozess stellt sich unterschiedlich dar. Manche Kostenträger möchten nur persönlich verhandeln andere nur per Telefon und Mail, meistens ist es aber eine Mischform. Zum Verhandlungsprozess gehört die Beantwortung und Bearbeitung von Nachfragen. Alle pädagogischen Nachfragen zur Leistungsbeschreibung oder zum Konzept bleiben dabei in Ihren Händen. Etwaige Änderungen sollten mit Ihrem Berater abgestimmt werden. Die Dauer der Verhandlung ergibt sich aus der individueller Anforderung des Kostenträgers. Hierfür sind mindestens vier Stunden einzuplanen.
Zusatzinformation
Gemäß § 78g Absatz 2 SGB VIII soll eine Entgeltverhandlung binnen 6 Wochen nachdem eine Partei schriftlich zu Verhandlungen aufgefordert hat abgeschlossen sein. Nicht das Einreichen der Kalkulation und die Vollständigkeit der Unterlagen ist maßgeblich für den Beginn der Frist, sondern die schriftliche Aufforderung zur Verhandlung. In der Praxis ist leider oft die Verhandlung aus verschiedenen Gründen nach Monaten noch nicht abgeschlossen. Um daraus entstehende finanzielle Nachteile zu abzuwenden, kann durch Sie oder unseren Mitarbeiter nach 6 Wochen die Schiedsstelle angerufen und das Verfahren eingeleitet werden. Die damit verbundenen Kosten fließen als Posten in die Folgekalkulation ein.
Abschluss der LEQ Verhandlung
Nach Bestätigung des verhandelten Entgeltes und der Leistungsbeschreibung bzw. Konzeption erstellt der Kostenträger die neue Entgeltvereinbarung (LEQ). Diese wird vom Ihrem Berater gesichtet und Ihnen wird eine Einschätzung übermittelt. Soweit die Vereinbarung in Ordnung ist, wird die LEQ abschließend von Ihnen unterzeichnet. Zeitaufwand ca. 1 Stunde.
Abschlussgespräch
Dieses nutzen wir gern um Ihnen ein Feedback über den ganzen Prozess zu geben und auch ein Feedback von Ihnen zu erhalten. Bei diesem Gespräch kann bereits die Vorplanung für weitere Projekte, z.B. für die nächste Entgeltverhandlung oder zur Weiterentwicklung Ihres Angebotes, stattfinden. Aufwand ca. 1 Stunde.
Gesamtdauer
Unser geschätzter Zeitaufwand für den gesamten Prozess einer LEQ-Verhandlung beträgt vom Erstkontakt bis zum Abschlussgespräch somit mindestens 22,5 Stunden. Mitbewerber bieten ihre Dienste ggf. mit einem geringeren Zeitaufwand an. Hierbei entfällt aber oft die Prüfung des Konzeptes und der Leistungsbeschreibung im Vorfeld. Genau wie Sie haben auch wir einen hohen qualitativen Anspruch an unsere Arbeit. Diese Qualität stellen wir Ihnen zur Verfügung. Unser Honorarsystem ist im ersten Jahr an Ihren Mehrertrag angelehnt. So haben Sie die Möglichkeit, uns und unsere Leistung testen. Sie haben damit kein wesentliches Risiko zu tragen.
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